Физическое или юридическое лицо создавшее документ это

Основные термины и определения. Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Физическое или юридическое лицо создавшее документ это

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

Бухгалтерские документы – документы необходимые для ведения бухгалтерского чета и являющиеся письменным доказательством совершенствования финансовых, хозяйственных операций

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

Входящий документ – документ поступивший в организацию

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

Документ на машинном носителе – документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

Документация – совокупность документов по определенному предмету

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника

Индекс дела, номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) – документ регламентирующий правила приемы и процессы создания, документов и порядок работы с ними в учреждении

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Информационные продукты (продукция) – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Информационные процессы – процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации

Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы , правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение

Общий бланк – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

Приказ – правовой акт издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Табель унифицированных форм документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Типовой срок исполнения документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Формуляр образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Источник: https://studopedia.ru/3_201671_osnovnie-termini-i-opredeleniya.html

Понятие документа и делопроизводства

Физическое или юридическое лицо создавшее документ это

добавлено: 17-08-2006
просмотров: 155695

Дорогие читатели, наверное, далеко не всем из вас удалось получить соответствующее профессиональное образование в области делопроизводства и секретарского дела перед поступлением на работу.

Пробелы в знаниях, как теоретических, так и практических, вы можете устранить с помощью новой рубрики“Школа профессионального секретаря”, которая открывается в нашем журнале.

Занятия ведет Валентина Ивановна Андреева, научный редактор журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”, автор многочисленных книг по делопроизводству, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия.

Цикл обучения делится на семестры – по 6 месяцев (5 семестров). В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы. Структура каждого урока такова: основные термины, теоретическая часть, нормативная база, контрольные вопросы по теме занятия и практическое задание. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени.

Приглашаем к обучению всех желающих и надеемся на активное сотрудничество между преподавателем и учащимися. С благодарностью и пониманием примем все ваши пожелания и замечания по тематике и качеству занятий.

Основные термины

  1. Информация
  2. Документированная информация
  3. Документ
  4. Документирование
  5. Функции документа
  6. Носитель информации
  7. Система документации
  8. Унификация
  9. Стандартизация
  10. Делопроизводство, документационное обеспечение управления

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности.

При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом.

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

  • информационную: являются носителем и источником информации;
  • управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
  • правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
  • коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
  • учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
  • социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
  • культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
  • историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.

Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Нормативная база

Источник: https://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=002545

Что означает

Физическое или юридическое лицо создавшее документ это

Сделала выборку, возможно кому-то пригодится в суде, особенно новичкам

(лучше иметь под рукой как советуют наши АСЫ)

Вопрос Виктора о подлиннике и оригинале заставил еще раз обратиться к ГОСТУ .

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

ГОСТ Р 51141-98 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Апрель 2003 г

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп».

Синонимы – курсивом.

2 СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ

2.1 Общие понятия

документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

2.2 Делопроизводство

37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

Источник: https://maxpark.com/community/1574/content/4840589

Юридическая сила документа

Физическое или юридическое лицо создавшее документ это

Юридической силой документа является «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Документ имеет юридическую силу при наличии определенного набора реквизитов (обязательных элементов оформления официальных документов), например, даты, подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами.

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В частности, эти требования к оформлению организационно-распорядительных документов определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003.

Автор документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ». Авторство является важнейшим признаком документа. Также важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта – это дата события, для протокола – дата заседания (принятия решения). Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Индексы должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя организации.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица. Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

Гриф утверждения – это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Печать также является юридически значимым реквизитом, так как ряд документов (например, учредительные документы, документы финансового содержания и др.) получают юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Рассматривая юридическую силу документированной информации, следует отметить, что не только подлинник документа обладает ею, но и в определенных случаях копии документа. Копия документа – это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».

Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу, который обычно выдаётся при утрате подлинника тем же учреждением, где он был создан.

Также бывает заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (реквизит «отметка о заверении копии», нотариальное заверение).

Для создания организационно-распорядительных документов достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

– положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

– документ должен быть издан должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (полномочия могут быть отражены в приказах, доверенностях, должностных инструкциях, подписанных или утвержденных руководителем);

– оформление реквизитов документа должно соответствовать принятым нормам.

Если говорить о юридической силе электронных документов, то в первую очередь стоит проблема признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения.

Неопределенность в законодательстве, нормативно-правовой регламентации работы с электронными документами приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе.

Источник: https://lib.kreatiffchik.ru/yuridicheskaya-sila-dokumenta.html

Документообразующие признаки. Юридическая сила документа

Физическое или юридическое лицо создавшее документ это
⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 24Следующая ⇒

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами.

Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа – это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”.

Авторство является важнейшим признаком документа.

Авторами служебных документов, начиная с 19 века, стали считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица.

Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи).

Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

· точные (время создания документа указывается точно);
· приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.);
· вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.).

Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные”.

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий.

Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица.

Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным.

Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Варианты документов: черновики, подлинники, оригиналы. Копии документов их историческое развитие и виды.

ЧЕРНОВИКИ, ПОДЛИННИКИ, ОРИГИНАЛЫ

Различные варианты документов можно рассматривать как систему и классифицировать. Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть

· один человек (должностное лицо),
· два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст),
· несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).

Разновидностью черновика является набросок. Наброски – это предварительные намётки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

Предварительные, неоконченные изобразительно-графические технические документы называются эскизами. Они выполняются без применения чертёжных инструментов, без точного соблюдения масштаба, но с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений.

Черновики нередко могут представлять значительную ценность. Так, в конце 1990-х годов за весьма значительную сумму в валюте Академия Наук Российской Федерации при поддержке Министерства финансов РФ приобрела черновики, варианты первых двух томов романа М.А.Шолохова “Тихий Дон”.

После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остаётся (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа.

Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником.

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно.

Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями.

Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

“Подлинником документа на машинном носителе, – согласно ГОСТу, – является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником”. Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма.

Нередко параллельно с термином “подлинник” используется и термин “оригинал”. Оригинал – уникальный документ, но бывают и так называемые “умноженные оригиналы”, т.е.

оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом).

По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

Документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, называются автографы, т.е. авторские, собственноручные рукописи.

Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д.

КОПИИ, ИХ ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И ВИДЫ

Копия (от лат. “copia”) – множество. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот – для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д.

В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг.

В частности, из 15 столетия до нас дошёл список так называемого Краткого собрания ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе.

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название – список (например, список летописи). В российских учреждениях копированием документов занимались специальные сотрудники – копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии.

Существует множество видов копий:

отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;
дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;
выписка – копия части документа;
копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

ручные – получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;
автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

одновременные – возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу);
позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

графически тождественные (факсимильные) графические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;
частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа;
графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;
рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала.

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии.

Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного).

А в перспективе роль временного оригинала будет играть “формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала”.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;
заверенные – копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://lektsia.com/2x2c3.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.